Comment mener une politique d’archivage électronique efficace ?

Les entreprises sont de plus en plus conscientes de l’importance de l’archivage de leurs documents qui doivent être conservés à diverses fins en raison de leur contenu.

Cependant, outre les enjeux légaux et réglementaires, la mise en place d’une politique d’archivage électronique efficace peut s’avérer complexe sans une méthodologie efficace garante d’une gestion optimale des différents cycles de vie d’un document.

Dans cet article, nous allons vous montrer pourquoi il est important d’archiver, quelles sont les valeurs ajoutées de l’archivage électronique et quels critères prendre en compte en amont avant de choisir une solution d’archivage électronique (SAE) adaptée à vos besoins.

Pourquoi archiver ?

La conservation des documents et du flux d’informations au sein d’une organisation est nécessaire pour exercer et justifier son activité tant à l’égard des tiers que dans le cadre des procédures de contrôle et d’audit interne.

Ces informations archivées peuvent également intéresser les autorités administratives ou judiciaires dans le cadre des enquêtes qu’elles mènent. Il est donc important de s’assurer que les documents conservés soient conformes aux exigences légales en vigueur et de disposer de preuves de vérification pour les autorités.

D’où l’internet à mettre à en place une politique interne d’archivage qui permet la conservation pérenne et sécurisée des documents, une procédure que l’entreprise se doit de l’appliquer à tout document dans le respect des normes.

Toutefois, dans le cadre de l’activité de certaines structures, la recherche, la conservation et la restitution des documents papier sont devenues si complexes à gérer, nécessitant des espaces physiques d’archivage plus grands, mais également une gestion sécurisée des fonds.

Heureusement, avec la transformation digitale, l’arrivée du numérique et le développement des solutions d’archivage électronique, la technologie a pu apporter une réponse pertinente aux managers.

De fait, il devient opportun de disposer d’archives en ligne et d’implémenter un système d’archivage électronique (SAE).

Comprendre le système d’archivage électronique : fonctionnement et avantages.

Le Système d’Archivage Électronique (SAE) est un outil informatique qui permet de conserver, communiquer et restituer des documents numériques sur le long terme. Il a pour objectif de garantir la pérennité des informations et de préserver leur valeur probatoire.

Le SAE permet de stocker de manière sécurisée et organisée des documents tels que des contrats, des factures, des courriers électroniques et d’autres types de documents numériques.

Il permet également de les rendre accessibles de manière simple et rapide aux personnes autorisées, tout en respectant les obligations légales en matière de conservation.

• L’archivage électronique est un processus de stockage sécurisé et durable de documents numériques.
• Les systèmes d’archivage électronique (SAE) protègent les documents contre toute altération ou modification non autorisée, garantissant leur intégrité et fiabilité comme preuve légale.
• Les SAE permettent également une gestion efficace des archives, en respectant les durées de conservation légales et les besoins de l’organisation, avec des avantages tels que la réduction des coûts, l’accès facile aux documents et une meilleure gestion de l’espace.

La valeur ajoutée de l’archivage électronique

Garant de la valeur probatoire des documents, un SAE est la réponse aux problématiques rencontrés par les managers et les gestionnaires des archives dans le cadre de leur activité quotidienne, à savoir :

1. L’identification des documents, ou indexation, est un processus important pour garantir l’organisation et la traçabilité des informations.

2. La gestion du cycle de vie des documents est essentielle pour assurer leur conservation et leur suppression éventuelle en conformité avec les obligations légales.
3. Les délais de conservation variables permettent de respecter les exigences légales spécifiques à chaque type de document.
4. Le partage des informations et la sécurité d’accès sont des critères essentiels pour garantir la confidentialité et la disponibilité des documents aux personnes autorisées.
5. La lisibilité, l’intégrité et la pérennité des documents sont des critères importants pour garantir leur fiabilité en tant que preuve légale.
6. L’archivage des documents dématérialisés et/ou nativement électroniques permet de réduire les coûts et l’empreinte écologique liés à l’archivage traditionnel.
7. Le délai de restitution et les recherches sont des aspects importants pour permettre un accès rapide aux documents nécessaires.
8. Les espaces de stockage doivent être suffisamment dimensionnés pour garantir la conservation à long terme des documents.
9. Le coût de conservation est un aspect important à prendre en compte pour gérer les dépenses liées à l’archivage électronique.

Les éléments d’une politique d’archivage électronique

Avant de se pencher sur la question, quelle solution d’archivage électronique choisir, et par là, quelle politique d’archivage électronique adopter, il est important de noter qu’un SAE est différent d’un système de gestion électronique de documents (GED).

Alors que le SAE est principalement utilisé pour gérer les documents dans leur état final, le GED est un système qui permet la gestion de documents actifs et d’archives courantes.

Les deux systèmes sont complémentaires, mais ont des fonctionnalités et des objectifs différents. Il est donc important de comprendre les besoins de l’entreprise et de choisir la solution logiciel ou la plateforme la plus adaptée à ses besoins.

Étapes et processus à suivre pour la mise en place d’un système d’archivage électronique efficace

Sur le plan pratique, il faut d’abord transformer les documents papier en documents électriques. D’autre part, pour archiver les originaux électroniques et les copies numériques, il convient de disposer d’un système d’archivage électronique (selon les normes de l’AFNOR).

Par conséquent, selon les exigences légales et techniques, les étapes de mise en place d’une politique d’archivage électronique sont :

Mise en place d’un comité projet de pilotage

Il est important de créer un comité projet de pilotage pour gérer efficacement la mise en place d’un système d’archivage électronique. Ce comité doit être composé de différents départements de l’entreprise, tels que les finances, les ressources humaines, les systèmes d’information et les services juridiques, pour assurer la coordination et la communication entre les différents acteurs impliqués dans le projet.

Définition du périmètre

C’est-à-dire les types de documents qui seront inclus dans le système, les utilisateurs qui auront accès aux documents et les règles de gestion de l’archivage.

Étude des besoins

Il est important d’étudier les besoins de l’entreprise en matière d’archivage électronique afin de déterminer les fonctionnalités requises pour le système, les exigences en matière de sécurité et les besoins en termes de capacité de stockage.

Rédaction des éléments constitutifs du cahier des charges d’un système d’archivage électronique (SAE)

Il est important de rédiger un cahier des charges détaillé pour le système d’archivage électronique qui décrit les fonctionnalités requises, les exigences en matière de sécurité, les besoins en termes de capacité de stockage et les critères de sélection des fournisseurs.

Choix de la solution

Il est important de choisir la solution d’archivage électronique la plus adaptée aux besoins de l’entreprise en comparant les offres des différents fournisseurs et en sélectionnant celui qui propose les fonctionnalités les plus adaptées et les prix les plus compétitifs.

Le déploiement du SAE

Il est important de planifier et de mettre en œuvre le déploiement du système d’archivage électronique en veillant à la formation des utilisateurs, à la migration des données existantes et à la mise en place de procédures de gestion de l’archivage.